アクションプラン

こんにちは！三田﨑です。
弊社は今年度も5つのチームに分かれ、「アクションプラン」に取り組んでいます。

アクションプランの内容は、他のチームにも関わるものが多いので、チームを兼任しているメンバーもいます。
これにより、各チームとの情報共有や連携がうまく取れています。（ありがたい！！）

今回は、私が取り組んでいる「ドキュワークス運用とフォルダ整理チーム」について少しご紹介します。

弊社では、昨年12月にペーパレス化と、テレワーク中の業務の効率化を図るため、
「DocuWorks（ドキュワークス）」を導入しました。

「DocuWorks（ドキュワークス）」とは、簡単に言うと、
紙書類や異なるアプリケーション（word、Excel等）で作成されたファイルを
ドキュワークスのフォーマットに変換して、文書管理や編集が簡単に行えるソフトウェアです。

付箋やペン、印鑑などの文具や、クリアファイル、クリップといった整理整頓に必要なアイテムまで用意されており、
紙に対してできるようなことを、パソコン上でも同じようにできる優れものです☆
デスク周りがマルっとパソコン上で再現されている感じです。

またドキュワークスでは、デスクトップ上のフォルダや、社内サーバーの共有フォルダをドキュワークス上で見ることのできる
「リンクフォルダ」という機能があり、ドキュワークスだけで管理ができるのもとても便利です。

私は、日ごろから業務のセルフチェックを行う場合は、確認資料を紙印刷するのではなく、ドキュワークス様式に変換して、チェックマークのスタンプや、マーカーを使ってチェックをしています。
テレワーク中も、必要な資料をドキュワークス文書で保管しておけば、どこにいてもパッと確認でき、ストレスなく仕事ができています。

私たちの取り組んでいるアクションプランでは、
今まで紙で運用していた資料（試算表や申告書、決算書等）のチェックをデータ運用化したり、
所内回覧や、ファイリング資料などを紙からデータに切り替えていくチームとなります。
それに伴い、フォルダやデータ名の統一も担っていきます。

弊社では、RPA（ロボットによる自動化）も導入しているので、フォルダ名の統一は必須となります。

誰が見ても、どこに何が保管されているか一目でわかると、それだけでストレスがなくなりますよね。
紙の書類でもそうですが、意外と「探す」時間って考えてみると多いんですよね。

今後RPAのチームとも協力して、より効率的に業務が行え、
スタッフが人の手でなければならない業務に、
もっと集中できる環境を整備できるよう活動をしていけたらと思っています。

三田﨑